Qual é a melhor forma de gerenciar a carteira de clientes da sua contabilidade? A gestão eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer empresa contábil. Afinal, é através do gerenciamento cuidadoso de seus clientes que você pode garantir a rentabilidade e a estabilidade do negócio.
No entanto, gerenciar uma carteira de clientes pode ser um verdadeiro desafio, especialmente para empresas que estão crescendo rapidamente ou lidando com mudanças constantes no mercado.
Por isso, neste artigo, vamos explorar algumas dicas e estratégias para gerenciar de forma eficaz a carteira de clientes da sua contabilidade, a fim de maximizar a rentabilidade e a satisfação dos seus clientes.
9 Tendências de Marketing Contábil para 2023
Qual é a importância de gerenciar a carteira de clientes na contabilidade?
Uma boa gestão de clientes é fundamental para que seu escritório mantenha a lucratividade e consiga crescer ao longo do tempo. Por meio de um atendimento de qualidade é possível fidelizar e encantar seus consumidores. Porém, para que isso seja possível, é necessário saber gerenciar sua carteira de clientes.
Como dissemos, a gestão de clientes é fundamental para o sucesso de qualquer empresa contábil. Afinal, é através dos clientes que a contabilidade gera receita e se mantém no mercado. Assim, a gestão de clientes envolve desde o primeiro contato, passando pela relação de confiança, oferta de serviços e pós-venda.
A gestão da carteira de clientes da sua contabilidade começa com a atração de novos clientes. Isso pode ser feito por campanhas de marketing, redes sociais, indicações, entre outras formas. Dessa forma, uma vez que você tenha atraído um novo cliente, é importante que você estabeleça uma relação de confiança com ele.
Isso pode ser feito através de uma comunicação eficaz, transparência e oferta de serviços personalizados.
Uma vez que você tenha se estabelecido uma relação de confiança com seus clientes, é importante que você ofereça serviços de qualidade. Isso pode ser feito através de treinamentos constantes para sua equipe, investimento em tecnologia, entre outras formas.
Além disso, é importante que você esteja sempre atento a sua carteira de clientes, identificando necessidades e tendências.
Como avaliar o desempenho e o sucesso do gerenciamento da sua carteira de clientes e fazer ajustes necessários?
Ao gerenciar a carteira de clientes da sua contabilidade é importante avaliar o desempenho para garantir o bom andamento do seu comercial. É através da avaliação constante que você pode identificar pontos fortes e fracos, tendências e necessidades, e fazer ajustes necessários para maximizar a satisfação dos clientes e a rentabilidade do negócio.
Separamos algumas dicas fundamentais para te ajudar nesse processo, são elas:
1. Mapeamento de competências
O mapeamento de competências é o processo de entender as competências dos colaboradores já atuantes na empresa e como potencializá-las em diferentes cargos ou funções de forma benéfica para o seu escritório contábil.
Esse processo serve como base para a criação de avaliações de desempenho, pois com ele, as avaliações podem se tornar cada vez mais assertivas e objetivas. A partir daí, será possível mensurar a contribuição de cada pessoa por meio da relação entre o desempenho profissional e as competências essenciais para cumprir sua função.
2. Defina objetivos
Antes de tudo, é importante definir seus objetivos para ter a clareza de como os resultados obtidos serão utilizados.
Sem um objetivo definido, fica impossível saber qual o melhor tipo de avaliação de desempenho para a empresa. Este é o ponto-chave do seu planejamento.
3. Escolha o método
Com os objetivos definidos, será possível, então, partir para a escolha do modelo mais adequado para a sua empresa, seja um modelo mais simples, como a avaliação feita somente pelo gestor, seja uma avaliação mais complexa e completa, como a avaliação 360º.
É importante considerar também, aspectos como tempo disponível, recursos financeiros, tamanho da equipe e competências do RH no momento da decisão.
4. Estruture os questionários de avaliação de desempenho
Talvez uma das partes mais importantes no processo de avaliação de desempenho é a criação dos questionários. Afinal, ele será como uma espécie de mapa para orientar os seus colaboradores e também os gestores.
Com ele, será possível saber o que perguntar, quais aspectos serão explorados e qual vai ser a dinâmica de cada avaliação.
Apesar de já existirem vários questionários e modelos prontos, não é aconselhado utilizá-los, pois, é muito provável que os critérios abordados na avaliação possam não condizer com a real cultura e necessidades da sua contabilidade.
5. Comunique os colaboradores e líderes
É importante tornar o processo de avaliação de desempenho o mais transparente possível, transmitindo a mensagem com clareza, objetividade e transparência.
Vale destacar os benefícios que o processo trará para todos, o que também garante o engajamento dos colaboradores. Isso pode ocorrer por meio de comunicados, e-mails ou mesmo com reuniões presenciais.
6. Aplique a avaliação de desempenho
Após seguir todos os passos descritos, ponha a mão na massa e aplique a avaliação de desempenho.
Nesse primeiro momento, o processo pode servir como um bom teste, mas não necessariamente para posicionar os resultados. Sendo assim, os resultados devem ser monitorados e deve ser investigado o que deu certo e o que poderia ser feito de diferente para o próximo ciclo.
A periodicidade da avaliação de desempenho também deve ser pensada com cautela. Uma boa opção para tornar esse processo familiar é inserir essa frequência na agenda de todos, para que o evento seja, assim, parte da cultura da organização, e da qual todos devem participar com engajamento.
7. Analise e dê feedbacks para todos
A gestão deverá analisar os resultados, criar um diagnóstico e ainda montar um relatório definitivo sobre o que foi coletado.
Inclusive, existem softwares que possibilitam que você trabalhe com os dados da sua avaliação de forma fácil, agrupando, filtrando, ordenando e gerando gráficos e dashboards que revelem como sua empresa está e o que precisa ser melhorado.
Dicas essenciais para gerenciar a carteira de clientes da sua contabilidade, criar e manter relacionamentos de longo prazo:
Considerando que as estratégias de relacionamento com o cliente são tão importantes para uma empresa, quanto a contabilidade. Assim, é necessário saber como colocá-las em prática.
Nesse aspecto, há 5 dicas que podem servir como orientações para a sua gestão de carteira de clientes. Confira!
1. Identificação de demandas e expectativas do cliente
Se relacionar com o cliente depende, inicialmente, do entendimento sobre as características de quem contrata os serviços contábeis.
Portanto, uma boa estratégia consiste na identificação dos pontos específicos, incluindo necessidades e expectativas.
Isso é importante porque permite identificar o que cada um pretende conquistar, pensando no que faz sentido para a sua realidade e também para a realidade do cliente em potencial.
Isso irá orientar a atuação futura, possibilitando que os serviços contemplem os objetivos centrais dos clientes.
2. Apresentação de soluções personalizadas
Ao entender o que o cliente deseja obter ou do que ele precisa, outra estratégia de relacionamento é apresentar soluções personalizadas.
Considerando os serviços contábeis existentes no portfólio, a ideia é selecionar aqueles que atenderem às expectativas. Oferecer um mix ou pacote personalizado e pensado sob medida para o cliente, por exemplo, aumenta as chances de conversão e favorece a experiência.
3. Contato ágil e eficiente
Além de focar na personalização, é preciso conseguir entregar excelência em todos os aspectos para a relação com o cliente se fortalecer.
Nesse sentido, um dos pontos mais importantes está em estabelecer um contato que seja ágil e eficiente. Em vez de deixar o cliente esperando horas ou dias por uma resposta, o melhor é que haja um fluxo capaz de atendê-lo rapidamente. Isso cria uma impressão positiva e permite que o escritório seja especialmente útil no cotidiano de seus parceiros comerciais.
4. Disponibilidade para tirar dúvidas
O contato de um cliente nem sempre ocorre por um problema ou dificuldade. Também é comum que as empresas busquem o contador para tirar alguma dúvida ou entender melhor um processo. Como parte da gestão de relacionamento, é crucial que haja disponibilidade nesse sentido.
Isso fará com que o cliente sinta que tem um bom suporte e que tem a quem recorrer em caso de necessidade. O conhecimento técnico compartilhado ainda ajuda o escritório, que se posiciona como referência e autoridade na área.
5. Oferta de contabilidade consultiva
Nos escritórios contábeis, a contabilidade consultiva também pode funcionar como uma estratégia de relacionamento com o cliente. Afinal, ela é uma maneira de demonstrar que o bom desempenho dele é igualmente importante para o time.
6. Dados atualizados
Manter os dados de seus clientes atualizados sem dúvidas é um dos fatores mais importantes na hora de fazer uma boa gestão da sua carteira. Afinal, quando você conhece os clientes e possui os dados certos para acessa-los quando bem precisar, fica muito mai fácil entrar em contato e fornecer um atendimento personalizado.
Implementando medidas de segurança para proteger os dados dos seus clientes
Proteger as informações, dados e arquivos da sua empresa é fundamental para garantir o desenvolvimento saudável da sua empresa.
Isso se torna ainda mais relevante quando se trata de escritórios de contabilidade, já que seus sistemas armazenam dados sigilosos de seus clientes.
Mostrar aos seus clientes que você se importa com suas informações também é um grande diferencial na hora de gerenciar sua carteira, pois essa é uma forma de reter os clientes que sua contabilidade já possui. Afinal, se os clientes sabem que pode confiar em sua empresa, dificilmente vão querer trocar de contabilidade e correr riscos.
Mas para que isso seja possível, você precisa:
- Treinar toda a equipe
Muitas vezes os colaboradores do escritório abrem e-mails falsos, clicam em links maliciosos ou sofrem ataques por falta de conhecimento sobre o assunto. Por isso, é importante que você invista em treinamentos e capacitações, para que sua equipe saiba como maximizar a segurança de dados.
Além disso, essa estratégia também mantém os funcionários mais engajados e motivados para o trabalho, ajudando na retenção de talentos.
- Implementar um sistema de Compliance
Compliance significa estar em conformidade com a legislação. Há normas brasileiras que impõem várias exigências sobre a segurança de dados, sendo que o objetivo do compliance é fazer com que a empresa siga as disposições da lei brasileira.
Nesse caso será preciso contratar um consultor, assessor ou programa que realize serviço de auditoria digital, garantindo que o escritório cumpra a legislação.
- Contar com o armazenamento nuvem
O armazenamento de dados na nuvem consiste na utilização de sistemas e computadores de outras empresas, para trabalhar e guardar as informações. Com essa tecnologia, a segurança de dados será delegada para outra organização e a realização de backups (cópias de segurança dos arquivos) será facilitada.
É importante que seja contratada uma empresa competente, experiente e especializada no assunto, já que ela exercerá um papel importante na segurança de dados.
Inbound marketing na contabilidade: a estratégia para atrair o público certo
Conclusão
Uma carteira bem gerenciada pode aumentar a retenção de clientes, aumentar as receitas e melhorar a rentabilidade da sua contabilidade.
E como você viu neste artigo, para gerenciar sua carteira de clientes, é importante organizar e manter atualizadas as informações dos clientes, como nomes, endereços de e-mail, números de telefone e histórico de compras. Além disso, é importante estabelecer uma comunicação regular com os clientes, seja por meio de e-mails, newsletters ou outras formas de comunicação, para manter a lembrança da empresa e aumentar a fidelidade entre eles.
Portanto, é importante implementar ferramentas e processos eficientes para gerenciar a carteira de clientes, incluindo um sistema de CRM ou outra ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente. Isso ajuda a automatizar tarefas rotineiras, como rastreamento de leads e seguimento de vendas, e também, fornece insights valiosos sobre a carteira de clientes.
Nesse momento, também é importante contar com a ajuda de quem entende sobre o assunto!
A Lab Cont é um laboratório repleto de ideias e soluções para a sua gestão e seu marketing contábil. Faça um diagnóstico de como está a sua estratégia de marketing contábil!
