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LGPD: 4 pilares para adequar seu escritório contábil

Você já parou para refletir sobre quantos dados pessoais são tratados no dia a dia de um escritório de contabilidade? Certamente são inúmeros. Nome, RG, CPF, endereço de clientes e de seus dependentes destes são apenas alguns exemplos. Hoje, nós vamos te mostrar o que é preciso para adequar seu escritório contábil as normas LGPD.

Não é de hoje que os profissionais do setor contábil precisam tratar os dados de seus clientes e terceiros com confidencialidade e zelo. Essa premissa é inerente à própria profissão. Porém, com a LGPD, a atenção tem que ser redobrada. 

Entenda o que é a Lei Geral de Proteção de Dados

A LGPD estabelece normas para utilização de dados de pessoas físicas vivas no Brasil por pessoas jurídicas ou físicas com o intuito comercial. Ela traz consigo definições importantes sobre dados pessoais e dados pessoais sensíveis. Vejamos:

Dados pessoais são quaisquer informações através das quais seja possível identificar uma pessoa de forma direta ou indireta. Como citado acima, nome, RG e CPF são forma de identificar um indivíduo de forma direta. Cookies, IP (Protocolo de Internet) e hábitos de consumo são exemplos de como identificar um indivíduo de forma indireta.

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Já os dados sensíveis são informações que, de alguma forma, podem causar algum tipo de constrangimento ao titular dos dados. Como exemplo de dados sensíveis podemos citar os dados referentes à saúde ou à vida sexual, dados relacionados à filiação sindical, de origem étnica ou racial, dados genéticos ou biométricos, entre outros. 

A LGPD ainda faz um destaque sobre dados de crianças e adolescentes.

Importante destacar que, a LGPD não regulamenta apenas os dados dos clientes do escritório e seus dependentes. Os dados dos colaboradores destes e dos colaboradores do próprio escritório também estão sob o guarda-chuva da lei.  

Por essa breve explicação é possível ter uma ideia da quantidade de dados tratados diariamente na execução das atividades de uma contabilidade.

Como a LGPD interfere na rotina de uma contabilidade?

Elaboração de declaração de IR, processamento de folhas de pagamentos, processamento de documentação nos casos de admissão e demissão e abertura de empresa são alguns exemplos de atividades que, para serem executadas, se faz necessário o tratamento de algum (ou alguns) dados pessoais, sejam de clientes ou de terceiros. 

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Ter acesso a dados pessoais se faz necessário para o cumprimento da rotina de trabalho de todos os profissionais do setor contábil.

Para o cumprimento das determinações da LGPD os escritórios de contabilidade precisarão criar uma cultura de proteção e privacidade de dados. E como toda nova cultura, demandará um trabalho árduo no início. 

Isso implica mudanças na forma de atuação e na estrutura dos negócios contábeis, com adequações em documentos jurídicos, em infraestrutura de tecnologia da informação, e mais ainda, de políticas internas voltadas à guarda, ao compartilhamento e ao manuseio de dados de terceiros.

A LGPD chega para impulsionar a inovação e modernização das atividades de profissionais e empresas do segmento contábil, estando muito mais próxima da “contabilidade 4.0”, um formato de atuação dinâmico, apoiado no uso da tecnologia, automação e documentos digitais, por exemplo.

Assim, pode-se dizer que a Lei Geral de Proteção de Dados tem uma interferência positiva no mercado contábil ao acelerar a transformação digital, criando a necessidade de processos contábeis mais ágeis, rastreáveis e seguros — o que rompe com modelos mais tradicionais e burocráticos.

Na era da contabilidade estratégica, a legislação chega para ditar os caminhos que devem ser seguidos pelos profissionais e empresas.

Além disso, estar em conformidade com a LGPD pode representar um diferencial de mercado, para escritório contábil, pois cerca de 85% das empresas não conseguiram se adequar à lei.

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LGPD em um escritório contábil: o que fazer para adequar minha empresa à LGPD?

A adequação das empresas à LGPD deve seguir os seguintes pilares: Governança e Cultura, Jurídico, Segurança da Informação e Pessoas. 

Os escritórios de contabilidade terão que aumentar o rigor no tratamento de dados de terceiros, adotando práticas e novas metodologias que sejam capazes de oferecer a transparência e a segurança exigidas pela lei. 

Abaixo listo alguns passos para adequar a sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados:

O primeiro ponto é a criação de uma cultura de privacidade e proteção de dados, principalmente da alta gerência da empresa. Seu apoio será fundamental para que o trabalho seja bem desenvolvido. Sem o entendimento da alta gerência sobre a necessidade e importância da adequação, nada fará sentido.

Ademais, necessária se faz a criação ou adequação de documentos jurídicos como, por exemplo, contratos com clientes e fornecedores, documentos referentes às relações de trabalho como contratos, formulários de admissão e demissão, etc. 

Já no âmbito da segurança da informação é importante a criação de mecanismos físicos e tecnológicos para a proteção e segurança dos dados. Desenvolver e seguir uma Política de Segurança da Informação é ponto crucial. 

Quanto às pessoas, é relevante que todo o time da organização tenha conhecimento, ainda que superficial, do que é a LGPD e qual o seu impacto no dia a dia de um escritório contábil. A ideia é fazê-lo entender a importância na adequação e o papel que cada um deve desempenhar para o bom funcionamento do programa. 

Além disso, todo o pessoal deve ter acesso a todas as políticas e procedimentos criados para garantir o cumprimento da lei. A realização de treinamentos periódicos faz toda a diferença neste quesito. 

Conclusão

Contar com o auxílio de um profissional capacitado para a condução do trabalho. Recomenda-se a indicação de um DPO (ou Encarregado de Dados), profissional que será peça chave no bom desenvolvimento de todo o processo. 

Desenvolvido um bom trabalho, o escritório de contabilidade terá processos bem alinhados, o que trará maior segurança aos clientes e terceiros envolvidos em seu negócio. 

No mais, cabe destacar que o trabalho de adequação à LGPD é um ciclo contínuo, que deve ser analisado, alterado e aperfeiçoado recorrentemente.

A Legal Comply conta com um time de profissionais capacitados para auxiliar você a sua empresa neste momento. Conte conosco.

lgpd para escritórios de contabilidade. Colaboração Lab Cont e Legal Comply

Escrito por: Edgard Dolata – Legal Comply

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