O mapeamento de processos precisa ser tratado como prioridade em qualquer negócio contábil. Em uma atividade onde são exigidas muitas obrigações delicadas, que estão diretamente ligadas à legalidade e à conformidade de seus clientes, a organização operacional é essencial.
Mapear todos os fluxos de trabalho é uma forma de garantir a segurança de todos os processos, buscando sempre a diminuição dos erros.
Para realizar o mapeamento de processos como ferramenta de gestão, você precisa identificar, categorizar e delegar todo o seu fluxo de trabalho. É hora de conhecer ainda mais sobre a sua rotina.
Mapeando os processos
Antes de começarmos com o mapeamento de fato, é preciso identificar todas as suas atividades atuais mais complexas e dividir em algumas categorias. Exemplo:
- Tarefas com muitas etapas puladas;
- Obrigações com perda de prazos;
- Alta demanda de tempo;
- Falta de informações para determinada atividade.
O exemplo acima são os mais comuns dentro de um escritório contábil, porém, em sua realidade pode haver outras objeções para a sua rotina.
A comunicação visual pode ajudar na otimização do seu fluxo, tanto para o gestor, quanto para o time, os padrões de comunicação visual evitam questionamento sobre determinado processo.
As demandas depois de identificadas precisam ser categorizadas com atributos de uma comunicação visual. Exemplo:
- Verde: Tarefas sem dificuldades;
- Amarelo: Etapas com mais indícios de erros e alta demanda de tempo;
- Vermelho: Despertar atenção para tarefas mais delicadas.
Quando começamos a organizar um cenário que aparenta estar bagunçado, conseguimos ter clareza para as atividades.
Depois de identificar e categorizar, é o momento de delegar. Como a clareza de todos os processos e o conhecimento da sua equipe, defina os responsáveis por cada processo listado.
Conversando com cada responsável pelas tarefas, será necessário identificar outros pontos que podem ser importantes para o mapeamento dos processos:
- É preciso treinar funcionários para as novas tarefas?
- Será preciso contratar mais pessoas ou enxugar o time?
- Quais ferramentas serão utilizadas?
A fluidez do trabalho depende da comunicação entre a equipe.
Gestão de processos personalizada para a sua empresa contábil!
A ferramenta Trello permite que qualquer usuário faça esse processo. Foi pensando nisso, que a Lab Cont desenvolveu um quadro especial no Trello para negócios contábeis!
O quadro tem todas as divisões necessárias para os processos de uma empresa contábil. Quando desenvolvemos, deixamos um exemplo prático lá para o usuário ter uma noção de como utilizar em sua realidade (já que é 100% personalizável). É muito simples de usar!
Com o quadro aberto na tela do computador, vamos aprender a mexer nele:
Primeiro passo -> Crie uma conta no Trello. É muito simples, entre no site trello.com e cadastre-se (é bem intuitivo)
Segundo passo -> Copie o nosso planner para que você consiga usá-lo em sua conta. Para fazer isso, basta ir no Menu (lado direito “Mostrar Menu”) > Mais > Copiar Quadro
Os benefícios do mapeamento
A organização operacional é o primeiro passo para o crescimento de um negócio contábil, pois quanto maior for a otimização da demanda dos tomadores de decisão do negócio, sobrará mais tempo para a dedicação em novos negócios.
Os benefícios são:
- Informações confiáveis;
- Melhor produtividade da equipe e uso de ferramentas;
- Eficiência na gestão do tempo.
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