Acelere todos os processos que possuem prazos com a gestão de processos para contabilidade
Um dos grandes desafios de toda empresa contábil é realizar todas as suas entregas no período correto. Prazo e mais prazos fazem parte de uma realidade bem dinâmica onde o negócio contábil habita.
Além das obrigações, o atendimento ao cliente também faz parte do processo do escritório. As entregas de folhas, guias e declarações são sempre cercadas de muita tensão e cuidado, para não gerar aquela multa depois, né?
Ferramentas de gestão de processos estão aí para auxiliarem (e muito) o seu negócio contábil. Vamos um pouco mais a fundo nas técnicas de gestão de processos, mostrando como os prazos podem parar de tirar o seu sono.
Avaliação
Como é feita a organização das entregas operacionais em sua empresa? Quem realiza o atendimento? São perguntas fundamentais que precisam ser respondidas. A gestão de processos tem como objetivo resolver problemas que empacam processos e atrasam a vida do cliente. Avaliar e esmiuçar todos os processos, é fundamental.
Desenhar com a sua equipe o caminho de todos os processos, de todos os setores, ajudará na elaboração do fluxo de trabalho. Delegar essa responsabilidade aos times, trará uma conexão maior entre os colaboradores, já que muitas informações precisam transitar em alguns setores.
Outro passo importante no momento da avaliação é aproveitar o momento de organização com novos processos, para automatizar e parametrizar tudo que está pendente. Na maioria dos escritórios, muitas parametrizações ficam pendentes com a correria dia a dia (se você não se encaixa nessa realidade, parabéns! Você está se sobressaindo. Sério, o cenário está complicado).
Entre em contato com o seu sistema e explique as suas necessidades, os melhores sistemas do mercado, já possuem personalização para cada empresa contábil.
Aproveite o momento de alinhamento com a equipe e promova esse treinamento de novas automações.
Padronize os serviços
A segunda etapa do processo vai depender de quem toma as decisões nos setores da empresa e com quem desenvolve e fecha os contratos.
Liste todos os serviços que o escritório oferece. Pegue cada serviço deste e converse com o gestor responsável da área (caso tenha), para atribuir aquele “desenho” que você fez com a sua equipe.
Relacione todos os serviços com os seus devidos processos e variações que podem ocorrer. Catalogue e deixe visível para todo o time. O papel do gestor é sempre estar um passo à frente dos problemas.
Não importa a empresa que entrar, com todos os processos e suas variáveis atribuídos a cada serviço, haverá uma padronização ao realizar as tarefas.
“Olha, está impossível de fazer isso no momento, são muitas empresas com muitas realidades distintas!” Ok. Faça aos poucos, separe uma equipe especialmente para realizar a transição.
Comunicação visual + Integração entre os times
A startups costumam utilizar o método scrum. Que nada mais é do que um framework usado para potencializar o trabalho da equipe de projetos e controlar a evolução de forma eficaz, sempre de olho na qualidade e nos prazos.
Ela é separada por ciclos de atividades programadas, com planejamento de tarefas e datas de início e fim determinadas.
A comunicação visual é um dos maiores objetivos operacionais para se atingir nas startups, pois uma equipe que se comunica apenas visualizando o andamento de processos e identificando símbolos, costuma a apresentar melhores resultados de produtividade.
Gestão de processos personalizada para a sua empresa contábil!
A ferramenta Trello permite que qualquer usuário faça esse processo. Foi pensando nisso, que a Lab Cont desenvolveu um quadro especial no Trello para negócios contábeis!
O quadro tem todas as divisões necessárias para os processos de uma empresa contábil. Quando desenvolvemos, deixamos um exemplo prático lá para o usuário ter uma noção de como utilizar em sua realidade (já que é 100% personalizável). É muito simples de usar!
Com o quadro aberto na tela do computador, vamos aprender a mexer nele:
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1⃣ Primeiro passo -> Crie uma conta no Trello. É muito simples, entre no site trello.com e cadastre-se (é bem intuitivo)
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2⃣ Segundo passo -> Copie o nosso planner para que você consiga usá-lo em sua conta. Para fazer isso, basta ir no Menu (lado direito “Mostrar Menu”) > Mais > Copiar Quadro
O Feedback do processo
Lembra que o atendimento fazia parte da nossa gestão de processos? Após você fazer a avaliação e identificar se há como otimizar e automatizar o processo de atendimento, atribua uma nova função para o atendimento: a avaliação.
Além de definir internamente os métodos para avaliar a gestão de processos, pergunte ao seu cliente como ele está avaliando o seu serviço.
Obviamente, a sua empresa irá pedir um feedback apenas em pontos onde o seu cliente tem contato. Por exemplo, o próprio atendimento. Verifique se ele gostou das mudanças realizadas ou até mesmo uma avaliação convencional, caso não tenha mudado em nada.
Ter em mãos a satisfação ou não do seu cliente, é fundamental para o crescimento do negócio contábil.
Conclusão
Quanto mais cedo você identificar a necessidade de mudanças no organização operacional do negócio contábil, melhor será a execução do serviço.
O mercado contábil precisa de boas empresas, que são realmente profissionais, sabendo utilizar as melhores ferramentas e métodos do mercado.
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