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Planeje a modernização do seu escritório contábil em 2020

Saia na frente em um dos principais desafios encarados por empreendedores do ramo contábil em 2020

O principal desafio que o contador enfrenta hoje está atrelado a uma mudança de estigma. Deixar pra trás a imagem do contador clássico, com uma sala cheia de papéis, um passado recente com uma guerra nivelada por baixo em preços de honorários e a imagem do conservadorismo administrativo.

Obviamente, ainda há o contador clássico (respira por aparelhos, mas está aí). Até quando ele vai existir? Por pouco tempo, o mercado já está engolindo, exigindo tecnologia de alta performance para as obrigações do serviço.

É por isso que decidimos trazer quais são os pilares da modernização do escritório contábil em 2020.

1 ) A eficiência operacional através da tecnologia

O mercado contábil e tecnológico seguem em constante mudança, é preciso acompanhar e listar as opções que estão disponíveis no mercado, separando em 2 categorias:

Opções possíveis – Aquela que poderá ser implementada em curto prazo, seja pelo aspecto financeiro ou de estrutura.

Opções ideais – As principais ferramentas que sanariam toda a necessidade da sua equipe operacional.

Antes de citar alguns programas que podem se encaixar nessas duas categorias (que será elaborada de acordo com a realidade financeira e estrutural de cada empresa contábil), precisamos falar da demanda operacional.

Não cresça (ou planeje o crescimento) antes de ajustar o seu operacional. Com certeza ficará evidente a fragilidade deste setor e isso irá atrapalhar o seu crescimento, pois ficará rapidamente evidente na qualidade dos seus serviços prestados.

O pilar número 1 pode ser resumido em digitalização. É o básico do básico, a manipulação de papel e redigitação são os maiores vilões de eficiência nos escritórios contábeis, por isso é necessário a digitalização de documentos.

Aqui vai uma lista com alguns serviços e dicas para estruturar a digitalização do seu processo operacional:

  • Não incentive a impressão na sua equipe;
  • Opte por relatórios em PDF ou Excel, caso queira fazer marcações mais dinâmicas, não imprima relatórios;
  • Comece a incentivar a entrega de documentos digitais dos seus clientes, mesmo que seja através de arquivos escaneados ;
  • Selecione alguns clientes ou adote para os novos a utilização de ferramentas para entrega de documentos digitais, como por exemplo a Nibo e o Conta Azul;
  • Armazene toda a documentação do cliente em nuvem, recomendamos serviços como Google Drive, Dropbox e Onedrive (esses serviços possuem versões grátis, que pode solucionar seus problemas durante um tempo);
  • Busque softwares que atenda todos os seus setores e que tenha a opção de armazenamento em nuvem.

Há diversas outras opções no mercado, até mesmo superiores a algumas citadas aqui, mas a ideia é mostrar um panorama da estruturação de cada pilar. Seguindo:

2 ) Procedimentos internos

A organização interna mais uma vez aparecendo. Não pode ser diferente, para desmistificar todos os estereótipos possíveis com o contador, é preciso demonstrar eficiência e agilidade.

A agilidade é atingida através de processos padronizados, as ações operacionais da sua empresa contábil precisam ser estruturadas. Todas as entregas precisam ter a identidade da empresa.

Os procedimentos internos não são necessariamente voltados ao operacional, a cultura da empresa também precisa estar atrelada neste quesito. Infelizmente os escritórios por sua maioria possuem uma “reputação” bastante incômoda no mercado contábil: o ambiente tóxico. Geralmente ocasionado pela imensa pressão que é delegada a cada colaborador, desde a direção, até o primeiro cargo operacional.

Um bom procedimento evita vários desgastes, assim como a digitalização, pois observe: se você já trabalhou/teve ou trabalha/tem em escritório contábil que utiliza papel para os procedimentos, pode perceber que muitas discussões são ocasionadas por papéis.

Vamos a nossa lista de dicas para procedimentos:

  • Faça fluxogramas e estruturas de processo utilizando ferramentas na nuvem como Planilhas do Google Drive, Lucida Chart e/ou Mindmeister;
  • Faça a gestão do fluxo de trabalho com ferramentas como Trello, KanbanFlow, TaskDo e/ou Gestta;
  • Uma alternativa bem interessante e dinâmica para procedimentos padrões são vídeos privados no Youtube;
  • Utilize uma plataforma mais dinâmica para comunicação interna. O Slack é um ótimo exemplo, já que possibilita o fácil compartilhamento de arquivos entre eles, comunicados mais dinâmicos e agilidade na transição de informações internas.

3 ) Interação eficiente e ágil com o cliente

A terceirização contábil de uma empresa é um serviço com uma carga de responsabilidade muito alta. Por isso, a demanda pode ser urgente em alguns momentos.

A relação com cliente não pode ser mais somente via telefone ou e-mail, há outras plataformas e formas de se comunicar com o cliente.

Uma ferramenta que vem trazendo muitos benefícios para o atendimento das empresas contábil é o ChatBot Contábil, onde uma inteligência artificial atende à demanda 24 horas por dia, durante todos os dias. 

A tecnologia será um auxiliar no seu processo de atendimento, além de alertar o seu cliente em casos de atrasos de informações para fechamento de folha, atraso de honorário, pagamento de imposto, entre outros. Ela é atuante tanto no site da empresa, quanto na página do Facebook, democratizando a relação com o cliente.

4 ) Satisfação dos clientes

A satisfação do seu cliente precisa ser medida. A criação de um setor de qualidade ou mesmo delegar funções para o seu atendimento e/ou RH é primordial para o controle da satisfação.

Acumule dados sobre históricos de pagamento de honorários, reclamações, elogios e o tempo que esse cliente não entrou em contato para solicitação de algum serviço.

O cliente precisa saber que ele é o foco das atenções através do seu serviço. Ou seja, o foco é o cliente e não o serviço.

5 ) Estruturação comercial

No entanto, a maior dor dos escritórios na atualidade são as vendas. Pouquíssimos adotam estratégias de marketing e comerciais. Aqui mesmo, no blog, oferecemos diversas dicas sobre isso.

Vamos separar alguns pontos importantes sobre como estruturar uma estratégia comercial para o seu negócio contábil:

  • Elabore um Plano de Marketing. Coloque nele o perfil do seu público, as metas anuais e as estratégias que serão seguidas, veja alguns textos da Lab Cont sobre o tema (O que é e como fazer  Marketing Contábil? | Como investir em Marketing Contábil com pouca verba?) ;
  • O Empreendedor Contábil precisa estar atento ao mercado, conversando com clientes, parceiros, prospects e mercado alvo. É uma estratégia de marketing de relacionamento com o ecossistema contábil;
  • Crie autoridade de marca, não seja só um “escritório contábil”, seja especialista (Marketing de conteúdo para negócios contábeis);
  • Esteja presente nas principais redes sociais, levando conteúdo de qualidade, apresentando feedbacks dos clientes e principalmente conquistando autoridade, demonstrando que está atento as principais novidades do mercado contábil;
  • Delegue o marketing da sua empresa contábil. A melhor opção é a terceirização, trata-se de uma opção muito mais barata do que gastar tempo e recursos com a estruturação de um departamento próprio para o marketing.

Conclusão

Esses são o que julgamos de principais pilares para a modernização da sua empresa contábil em 2020, são os desafios que mais vemos de perto o empreendedor contábil encarar.

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