Veja os benefícios do home office aplicado na contabilidade e todos os passos de como aplicar!
O modelo de trabalho remoto conhecido como “Home Office”, consiste no trabalho em casa, seja por profissionais independentes (freelancers) ou por empresas que adotam o modelo.
Felizmente, cada vez mais as pessoas estão se habituando ao modelo, reconhecendo características e até mesmo adotando. Junto com a popularização vem também a desinformação.
Muitas falácias são criadas sobre o modelo home office e compreendidas por uma boa parte da população como verdades. Tanto para empresas, quanto para profissionais, o trabalho remoto pode ser uma boa solução para a maioria dos problemas encontrados.
No mercado contábil não poderia ser diferente. Por se tratar de uma profissão de cunho intelectual e que majoritariamente é operada através de sistemas, o modelo home office pode ser tranquilamente aplicado a contabilidade.
Confira em nosso artigo como aplicar o modelo em uma empresa contábil ou até mesmo de forma autônoma.
Benefícios do Home Office para empresas contábeis
Como citamos anteriormente em nossa introdução, há muito preconceito com o modelo home office por conta da desinformação e conservadorismo extremo. A verdade é que existem prós e contras, com alta aceitação para os motivos prós.
A economia gerada pelo modelo remoto é um dos principais fatores iniciais de quem o adota. Vamos demonstrar um exemplo prático do mundo contábil:
Em um escritório de pequeno porte, geralmente temos uma média de 10 colaboradores.
Dos 10 colaboradores que são divididos entre contábil, fiscal e DP a maioria desempenha funções operacionais através de sistemas pareados com a nuvem e extraem informações através do Google Drive da empresa.
Com este cenário posto, cerca de 7 funcionários poderiam trabalhar de forma remota, realizando um rodízio no escritório. Isso significa uma economia de 30%, resultando uma economia com menos espaço (aluguel), energia, mobílias, e etc.
De acordo com uma pesquisa realizada pela SAP, 71% das empresas participantes responderam que “Gerenciamento baseado em resultados, ao invés da presença física” é o principal benefício do modelo.
Ainda de acordo com a pesquisa, podemos destacar outros pontos:
- 80% definem o home office como fator de atração e retenção de colaboradores;
- 80% afirmam que a estratégia também permite a otimização dos processos internos;
- 85% alegam aumento da satisfação e do engajamento de colaboradores;
- 54% relatam ganhos em produtividade.
O trabalho remoto permite que o expediente possa ser realizado de outros lugares, não necessariamente em casa, mas podendo ser realizado em cafés, coworking, entre outros. Em alguns casos, o trabalho na empresa pode ser realizado em horários diferenciados, para evitar os grandes fluxos nas cidades em horários de pico.
O home office, também é uma opção interessante para aumentar a prevenção contra a doença. Alguns estudos apontam a diminuição de afastamento por doença, muito por conta da diminuição na exposição de vírus.
A implementação
O maior desafio no processo de implementação é a mudança cultural da empresa e do contador. Inclusive, esse é o motivo citado por 90% das empresas que hoje evitam a estratégia, de acordo com o estudo da SAP.
Não basta comprar equipamentos para o colaborador e colocá-los em casa. É necessário investir em tecnologia, treinamento, modelos de comunicação e estratégias de implementação.
Vamos dar de exemplo 5 dicas essenciais, baseadas na metodologia
que a HOM (empresa especializada trabalho remoto) cita em seu e-book sobre trabalho remoto.
“1. ANÁLISE DE VIABILIDADE: Antes de seguir com qualquer projeto na empresa, é preciso identificar se a empresa está adequada. Para isso, é importante conversar primeiramente com o board da empresa e criar comitê com todas as áreas envolvidas no projeto para avaliar todos os impactos e autorizações.
2. PLANEJAMENTO: Antes de qualquer ação, é preciso estudar todos os pontos e planejar as ações que serão necessárias: mudanças jurídicas, estruturais, comunicação, treinamento, soluções de tecnologia, consultoria, métricas de avaliação, mudanças nos processos e etc.
3. ESTRUTURAÇÃO: Depois de planejado é hora de colocar em ação! Nesta fase a empresa deverá contratar/adquirir todos os serviços e produtos que farão parte do projeto, definir a política e regras do modelo, treinar e comunicar os colaboradores e prepará-los para o piloto
4. PILOTO: Como as mudanças são grandes, principalmente as culturais, é preciso colocar em prática o modelo com um grupo amostral, testando todos os produtos, processos e política que foram planejados. É neste momento que a empresa deve observar de perto por meio de pesquisas e conversas, identificar e corrigir os pontos fracos do projeto.
5. EFETIVAÇÃO: Uma vez que o piloto começou a gerar bons resultados e deixou de ter problemas é hora de implantar o modelo para os demais colaboradores. Um novo ciclo de treinamento, comunicação e pesquisa se inicia aqui e é importante que a empresa continue acompanhando os colaboradores remotos.”
Sem dúvidas, a questão tecnológica é uma das mais importantes. Atualmente, o mercado contábil conta com ótimas soluções de sistemas que funcionam em nuvem e até mesmo alguns que operam diretamente no navegador.
Tudo começa através da conexão. Preocupar-se com a conexão do seu colaborador é fundamental, pois sem uma conexão minimamente estável, não será possível resolver alguns processos.
Em tempos de segurança dos dados, é importantíssimo adquirir soluções de VPN (rede
privada) ou até mesmo VDI (virtualização de máquinas). Não economize quando o assunto for proteção de dados, pois cada vez mais a exigência será maior por conta da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Sistemas de produtividade e gerenciamento de projetos também são essenciais. O home office aplicado a contabilidade exige uma organização muito grande, sabendo disso, muitas empresas oferecem serviços específicos para este mercado, por exemplo, o Task Do.
O home office é para minha contabilidade?
Acreditamos no trabalho remoto como uma boa opção de modelo de trabalho, não como uma regra.
De fato, o seu escritório pode funcionar melhor com a presença dos seus colaboradores, porém, tenha sempre um plano de contingência que agregue o home office, para que o seu negócio contábil não seja ameaçado por conta de algum contratempo incontrolável, vide o coronavírus.
Vale salientar também que alguns colaboradores podem sentir alguma dificuldade ou desconforto com o modelo home office. Vai depender muito da forma como ele se organiza e prepara o próprio ambiente de trabalho.
Afinal, se o colaborador não tiver um espaço adequado em casa, distrações não vão faltar. É preciso também estabelecer metas individuais e coletivas, para que o profissional não perca o foco. E em uma atividade que exige tanta concentração, como a contabilidade, isso pode ser fatal.
Implemente aos poucos
O processo de implementação não é simples, mas não deve ser ignorado. Toda contabilidade precisa sim ter no mínimo, um projeto estruturado para o modelo.
O home office é um modelo de trabalho importantíssimo para o mundo e na contabilidade não pode ser diferente. Não estamos tratando mais sobre o futuro do trabalho e sim o presente.
Será que essa não é a oportunidade para elevar a produtividade e fazer seu escritório crescer? Só você e o seu negócio podem responder.
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